Enero 2025
Iniciamos este nuevo año con el compromiso de mantenerte al día en temas tributarios, legales y patrimoniales clave para la toma de decisiones estratégicas. En Restrepo & Londoño – Smartax , sabemos que la actualización es constante en un entorno normativo que evoluciona rápidamente.
¿Con qué obligaciones deben cumplir las sociedades en el 2025?
Como es de conocimiento de los empresarios, de acuerdo a la legislación mercantil de nuestro país, las sociedades registradas en Colombia deben cumplir con múltiples obligaciones dentro del primer trimestre de cada año, cuyo incumplimiento puede acarrear la imposición de sanciones por parte de las autoridades competentes… De esta manera, a más tardar el 31 de marzo de 2025, las sociedades colombianas y las sucursales de sociedades extranjeras en Colombia, deberán llevar a cabo a cabo a cabo las siguientes acciones:
1. Celebrar reunión ordinaria del máximo órgano social: La Asamblea General de Accionistas o la Junta de Socios, dependiendo del tipo societario, debe celebrar su reunión ordinaria, con el objetivo de: 1) aprobar el Informe de gestión del Representante Legal y de la Junta Directiva (este último en caso de que la sociedad cuente con dicho órgano de administración); 2) aprobar Estados Financieros certificados y dictaminados del año 2024; 3) conocer el Informe del Revisor Fiscal, en caso de que la sociedad esté obligada a contar con esta figura; 4) designar o ratificar a los Administradores; 5) distribuir utilidades, si hay lugar; 6) verificar el Cumplimiento de la Hipótesis del negocio en marcha; 7) conocer el Informe del Oficial de Cumplimiento: en las sociedades obligadas a implementar este sistema, el Oficial de Cumplimiento debe presentar, por lo menos una vez al año, informe a la junta directiva o, a falta de ésta, al máximo órgano social de la Sociedad (Asamblea General de Accionistas o junta de Socios); y 8) conocer el Reporte de Gestión de actividades de Beneficio e Interés Colectivo: si la sociedad está calificada como una Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo (BIC), el representante legal deberá elaborar y presentar un informe sobre el impacto del adelanto de las actividades. . de la sociedad durante el año inmediatamente anterior, en este caso 2024. Este informe deberá publicarse en la página web de la sociedad. En caso de no contar con página web, este documento deberá estar disponible en las oficinas del domicilio social.
2. Renovar matrícula mercantil: Debe renovarse anualmente ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad, teniendo como base los Estados Financieros del periodo inmediatamente anterior, en este caso 2024. La no renovación oportuna puede generar la imposición de multas por parte de la Superintendencia de Sociedades de hasta diecisiete (17) SMLMV (equivalente a $24.199.500 para este año). Este trámite puede realizarse de manera virtual.
3. Estados Financieros: Aprobados los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2024 por parte del máximo órgano social, se deberá depositar copia de estos ante la Cámara de Comercio dentro del mes siguiente a su aprobación.
Las sociedades o sucursales de sociedades extranjeras que se encuentren algunas a vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades, por encontrarse obligadas a presentar sus Estados Financieros ante dicha entidad, se encuentran exentas de depositarlos ante la Cámara de Comercio.
4. Actualizar Bases de Datos: Las sociedades con activos superiores a 100.000 UVT que traten datos personales en calidad de responsables, estarán obligadas a registrar o actualizar sus bases de datos anualmente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Notificar Vigilancia Superintendencia de Sociedades: En caso de que la sociedad cumpla con alguno de los presupuestos de vigilancia por parte de esta entidad deberá notificarle antes del 31 de marzo.
Una sociedad comercial quedará sometida a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades para el año 2025, entre otros, cuando se cumplan los siguientes supuestos:
• Cuando el total de activos al 31 de diciembre de 2024 haya sido superior a 789.390,6 UVT ($39.310.862.489 para el año 2025).
• Cuando los ingresos totales al 31 de diciembre de 2024 hayan sido superiores a 789.390,6 UVT ($39.310.862.489 para el año 2025)
6. Enviar información y Presentar Informes a la Superintendencia de Las sociedades vigiladas y controladas por esta entidad deben enviar, en las fechas establecidas: Estados financieros de propósito general; Estados financieros consolidados y combinados, por parte de matrices o controlantes (también a la DIAN a más tardar el 30 de junio); Informe 42 Prácticas empresariales; Informe 75 SAGRILAFT y PTEE, en caso de estar obligado; e Informe 58- Oficiales de cumplimiento.
7. Reporte y actualización del Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB): Las sociedades deben reportar información de las Personas Naturales que sean sus Beneficiarios Finales. Adicionalmente, se deberá actualizar si al primer día de enero, abril, julio y octubre de cada año ocurrió algún cambio en la información reportada inicialmente.
8. Registro de la Situación de Control o Grupo: De acuerdo con el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, cualquier persona natural o jurídica que controle una sociedad deberá inscribir la situación de control ante la Cámara de Comercio del domicilio social de la controlada dentro siguientes de los 30 días hábiles a la fecha en que se configuró la situación de control.
En caso de que no se registre la situación de control o grupo empresarial, la Superintendencia de Sociedades podrá imponer sanciones por cada sociedad controlada de hasta 200 salarios mínimos mensuales legales vigentes ($284.700.000 para 2025).
9. Inscripción de las páginas web y sitios de internet de origen colombiano en el registro mercantil y reporte de las transacciones realizadas a través de dichos medios a la DIAN: Las únicas páginas web y sitios de internet que se deben registrar son aquellas mediante las cuales se desarrollará de manera directa la actividad económica de la empresa (actividad comercial, financiera o de prestación de servicios). La inscripción se podrá hacer en cualquier momento, sin costo, y sólo basta con que el representante legal o el apoderado informe por escrito a la Cámara de Comercio del domicilio la dirección de página web.
Para efectos de esta obligación, las páginas web y sitios de internet serán colombianos cuando la sociedad dueña de la página web tenga su domicilio en Colombia.
Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que también garantiza la estabilidad legal y financiera de su empresa. Si necesitas asesoría para gestionar estos procesos, en Restrepo & Londoño – Smartax estamos listos para ayudarte.
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¡Que el 2025 sea un año de grandes logros y estabilidad
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